A eficácia dos grupos de trabalho

Por Sergio Canossa – sercan@sercan-consultoria.com.br

Cada vez mais as organizações têm feito uso das atividades através de grupos de trabalho. Ocorre que simplesmente reúnem os participantes e esperam que haja sinergia e apareçam resultados. Uma esperança em vão. Nenhum grupo de trabalho de qualquer natureza ou finalidade irá funcionar pelo fato de existir. Grupos de trabalho capazes de apresentar resultados devem estar sustentados em quatro pilares, que são essenciais para o seu sucesso: métodos de resolução de problemas, técnicas de trabalho em equipe, reuniões eficazes e administração do tempo. Outros conhecimentos serão necessários de acordo com o objetivo do grupo.

            Essencialmente os grupos têm sido criados para propor soluções aos problemas encontrados nas organizações. Por si, já se justifica a necessidade de estarem capacitados a atuarem de acordo com métodos de resolução de problemas que sejam disciplinados e façam uso de instrumentos adequados para análise e interpretação das informações e alternativas que surgirão no decorrer dos trabalhos. Podemos destacar: brainstorming, diagrama de Pareto, diagrama de causa e efeito, oito passos para solução eficaz de problemas, técnicas de priorização do tipo GUTD. Por outro lado, de nada adiantará se não estiverem aptos para atuar em equipe. Conhecer os modelos de atividades em equipe e, os papéis essenciais numa equipe são fundamentais para que se organizem e priorizem as ações a serem desenvolvidas, bem como estabelecerem regras para o monitoramento e desempenho das atividades.

            Sem o conhecimento de metodologias para reuniões eficazes que objetivem o aproveitamento dos encontros do grupo de trabalho tudo será transformado num encontro de amigos. Dominar os princípios de reuniões focadas nos propósitos e objetivos deve ser prioridade para um grupo de trabalho que se forma. E, o quarto pilar é o gerenciamento e administração do tempo. De nada adiantará bons trabalhos se a equipe deixar passar a oportunidade certa para aplicar as decisões e soluções. Em muitas atividades existem prazos para que resultados possam ser alcançados. É a lei da competitividade. Deve ser respeitado.

            No entanto, estes pilares de nada adiantarão se dois pontos-chave forem desrespeitados: 1. A equipe deve ser multidisciplinar; 2. O problema deve estar focado, delimitado. Uma equipe homogênea tende a encontrar soluções tendenciosas para os problemas. Quanto se tem uma equipe multidisciplinar abre-se a oportunidade para avaliar o problema sob outros pontos de vista, aumentado a chance de encontrar soluções originais, criativas e eficazes. Mas, se o grupo de trabalho atuar sob problemas não delimitados irá certamente expandir o plano de ação, aumentando seus custos e demorando em implementá-los e obter resultados. Além do risco de errar na causa efetiva. Assim, para evitar responsabilizar a copeira e seu cafezinho e muito menos a faxineira, é importante que se estabeleçam quantidades, intervalos de tempo, áreas físicas, ou qualquer outro parâmetro que limite a atuação do projeto. Só assim poderemos ser eficazes verdadeiramente.

            Desta forma é possível avaliar que os grupos de trabalho passam a ser formadores de conhecimento e de opinião e, interferem diretamente nas ações da organização. Portanto, não podem ser simplesmente fruto da reunião de quaisquer participantes. Eles mexem com a vida de todos.