A importância do trabalho em grupo multidisciplinar

Por Sergio Canossa – sercan@sercan-consultoria.com.br

         
Objetivo: Enfatizar que não basta ter uma equipe.  É preciso a visão multidisciplinar para encontrar diferentes possibilidades de soluções.

A metodologia de solução de problemas baseada em PDCA é extremamente eficaz quando realizada com a abordagem por equipes. No entanto não se trata da reunião de um grupo de pessoas bem intencionadas e focadas em resolver o problema. Não se discute que um time poderá encontrar as causas do problema. O que se deseja enfatizar é que uma equipe multidisciplinar possui maiores condições de alcançar o resultado e, porque não, com possibilidade de maiores resultados. Portanto, não é qualquer equipe que deve se reunir.

Quando falamos em equipe multidisciplinar requeremos pessoas com formações e/ou atribuições distintas de tal sorte que visualizem o problema sob ângulos diferentes. No caso de uma organização industrial significa representantes da qualidade, da produção, da engenharia industrial, da engenharia de produtos, do recebimento, de compras, e assim vai. Cada um destes representantes possui a tendência de olhar para o problema de acordo com seus interesses, de acordo com sua especialidade. Assim o representante da qualidade procura aspectos ligados à falhas de desempenho que levam as não-conformidades - ou seja, algo em desacordo com os requisitos especificados. O representante da engenharia industrial irá avaliar sob o ponto de vista da seqüência da produção planejada, se houve falha no método de produção. O representante da produção irá avaliar se o operador sabia executar corretamente, se os materiais disponíveis estavam adequados, e assim por diante. Com todas estas percepções sendo estimuladas aumentam as chances de identificar a causa. É claro que, isoladamente cada um destes pontos de vista perde a força, mas ao reuni-los por meio de uma técnica adequada e, analisar como uma única força, os membros da equipe se interagem e propõem novas alternativas. Estas alternativas somente são possíveis quando ocorre uma somatória de conhecimentos. Portanto aqui, um mais um, nunca é igual a dois. É sempre maior que dois.

O grupo multidisciplinar também irá favorecer o planejamento das atividades a serem realizadas para solucionar o problema. Haverá representantes de áreas suporte que possuem os recursos necessários para executar ou, pelo menos tem condições de encaminhar adequadamente. Não ocorre situação de buscar recursos de forma despreparada e desconexa com as responsabilidades atribuídas na organização. Tudo passa a ser uma questão de prioridades.

Um trabalho eficiente de envolvimento, parceria e comprometimento da equipe irá evitar que atitudes individuais prevaleçam e descaracterize o uso da achologia como instrumento para a solução dos problemas. Isto é responsabilidade típica do líder do grupo. Conhecer técnicas de trabalho em equipe será fundamental para o sucesso da atividade. O papel principal do líder será organizar e monitorar a evolução do trabalho, ainda que se envolva com as atividades geradas pela equipe. A sua atividade primordial é garantir que a metodologia e as técnicas adequadas sejam conduzidas corretamente. É ofertar condições para que o grupo funcione. Também deverá buscar condições junto aos superiores hierárquicos para aprovação e realização das atividades planejadas. Quando houver necessidade deverá requerer a participação de outros especialistas para complementar as idéias em discussão. Portanto o líder é um facilitador.

Um grupo multidisciplinar ou não, sem recursos é um grupo ineficaz. Se não obtiver resultados os seus membros dispersarão. Para isto, algumas funções são importantes para o trabalho. Um membro da equipe deverá ser responsável por registrar as atividades e decisões do grupo. É o secretario. Precisamos também de um responsável pelo tempo disponível para as reuniões. Alguém que acompanha e irá cronometrar o tempo destinado a cada atividade. Quando o tempo expirar deve interromper e comunicar para que seja decidido o que fazer. É o cronometrista.

A utilização de um local adequado e reservado contribuirá e muito para que as idéias fluam, acrescido do ambiente preparado para as atividades e, uso de técnicas e dinâmicas de trabalho em grupo. O líder deve buscar o aprendizado de algumas destas técnicas para auxiliá-lo. Isto é importante porque auxilia os membros da equipe a se concentrarem nas propostas a serem discutidas e, deixam de lado outras atividades que lhes preocupam.

Um grupo para funcionar necessita de estímulos que devem ser agregados a sua metodologia. Não se deve iniciar o trabalho sem informações que proporcionem sustentação das idéias – todos devem saber por que estão participando do grupo. Isto significa que ao serem convidados deverão receber informações sobre o que se pretende e, se possível o que cada membro convidado deverá trazer para a reunião. O líder por sua vez deverá preparar uma apresentação sobre o problema. Nela deverão conter os dados que justifique a não-conformidade a ser discutida. Portanto informações como o especificado e o encontrado, quantidade envolvida, local, dia e hora da ocorrência e, se possível até mesmo fotos, croquis e desenhos. A apresentação visa informar porque o problema existe e qual sua extensão. É desejável que estas informações sejam apresentadas junto com o convite da reunião para que possa ser analisada pelos membros da equipe antecipadamente. Na reunião de abertura o líder expõe o que justifica o trabalho e, a equipe irá validar. É importante relatar que um problema mal definido irá desviar os recursos do grupo e prejudicará a solução necessária.

Definido o problema, a equipe poderá conduzir o restante da metodologia para alcançar a respectiva solução. O que precisamos ressaltar aqui é: individualmente as propostas são simples e pobres; ao utilizar um grupo as propostas enriquecem pela interação das pessoas envolvidas; quando o grupo é multidisciplinar ocorre uma interação de conhecimentos que agregam valor as propostas. E, para que tudo isto funcione é necessário um bom trabalho de liderança, bem como ter muito claro qual é o problema ou propósito a ser alcançado.

O que você deve fixar deste capítulo:

1.O método de solução de problemas é baseado no PDCA;

2.Os métodos devem ter abordagem por equipes, preferencialmente multidisciplinar;

3.A equipe multidisciplinar potencializa resultados melhores;

4.Equipes multidisciplinares são formadas por representantes de diversas áreas da organização;

5.Trabalho multidisciplinar ajuda no planejamento das atividades e obtenção dos recursos;

6.Trabalho multidisciplinar estabelece maior envolvimento e comprometimento;

7.O líder deve conhecer técnicas de trabalho em grupo e organizar atividades e a evolução do trabalho;

8.O trabalho em grupo só tem inicio quando a equipe concorda com a existência do problema e sua extensão.

Um toque de qualidade:

1.A abordagem por equipes multidisciplinares favorece visualizar o problema sob diferentes pontos de vista;

2.Grupos que não obtém resultados tendem a se dispersar;

3.Além das atividades do líder, temos as atividades do secretário e do cronometrista;

4.Um local adequado favorece a geração de idéias;

5.O líder ou algum membro do grupo deve conhecer técnicas e dinâmicas para o trabalho em grupo.

Desafio – como utilizar o conteúdo para atingir ao objetivo:

• Selecione e identifique um problema na sua organização. Tenha certeza de que se trata de uma não-conformidade efetiva. Estabeleça qual é a equipe multidisciplinar que você convidaria e, como apresentaria o problema para ser discutido.