A relação do método com o PDCA
Por Sergio Canossa – sercan@sercan-consultoria.com.br

         
Objetivos: Demonstrar que o método é compatível com o PDCA recomendado pela norma

O ciclo PDCA surgiu na década de 1930 a partir do trabalho do trabalho de W. Shewart, físico e matemático, como um padrão de conceitos e metodologia para tratar os problemas gerenciais. Também conhecida por ciclo de Shewart, esta metodologia foi amplamente divulgada e utilizada por W.E. Deming - guru da qualidade, criador do CEP - Controle Estatístico do Processo - de tal forma que a metodologia também chegou a ser conhecida como ciclo de Deming. Mas a metodologia é atribuída a W. Shewart.

O ponto central da filosofia do PDCA é que podemos classificar os problemas em dois tipos: causas especiais e causas gerenciais (ou comuns). As causas especiais são aquelas que indicam variação ou modificação em relação à rotina que estava estabelecida ou planejada. Em resumo, são ocorrências que fogem à normalidade do dia-a-dia. Elas ocorrem inesperadamente, mas são possíveis de serem identificadas rapidamente. Exemplo: desgaste da ferramenta, não realização da manutenção da máquina. Elas representam, de acordo com Deming, quinze por cento dos problemas que ocorrem em qualquer tipo de processos (produtivo ou administrativo / gerencial). Portanto, podem ser identificadas pelo pessoal que executa diretamente a atividade através da observação do que se modificou.

As causas gerenciais (ou comuns), ainda segundo Deming, representam os outros oitenta e cinco porcento restantes das ocorrências. São representadas pelas falhas de planejamento, decisões gerenciais equivocadas, aquisição de novos recursos (equipamentos, pessoal...) insuficientes, a forma de trabalho estabelecida - muitas vezes viciada, entre tantas possibilidades. Ou seja, os envolvidos podem estar acostumados com elas e não percebem o quão influentes podem estar junto aos problemas. Então, elas não são identificadas pelas pessoas que as executam e, sim por agentes externos. Elas ocorrem ao acaso e são inerentes ao processo. São de responsabilidade da alta gerencia (direção) para decidir a solução a ser adotada.

O modelo proposto por Shewart estabelece uma lógica de pensamento que deve ser seguido quando da análise e solução dos problemas ou mesmo da definição de um processo:

•  O passo número um é estabelecer e (P)lanejar um modelo que deverá ser alcançado;

•  O passo número dois é realizar, (E)xecutar este modelo como foi proposto pela equipe;

•  O passo número três é avaliar, verificar, (C)hecar os resultados que foram obtidos durante a realização.

•  E, finalmente o passo número quatro, é (A)gir, tomar decisões para que seja consolidado o modelo estabelecido ou ajustar, corrigir as divergências que ocorreram.

Em inglês, cada um dos passos seria: (P)lan - planejar, (D)o - executar, (C)heck - checar, verificar e, (A)ction - agir, decidir, ajustar. Por isto PDCA.

Nas atuais normas de qualidade o PDCA é vital em alguns momentos principais:

• Planejamento do sistema da qualidade: definição de processos, execução das rotinas (procedimentos), etc...

• Ações Corretivas - quando há divergências com o planejado e, é necessário propor e executar uma forma de solucionar o problema.

Além disto, quando da realização de atividades de Melhoria Contínua, a adoção do PDCA será importante. Porque visa estabelecer um novo padrão que, deve ser implementado na organização ou processo ou, ainda, no produto. De um modo geral, pode-se dizer que em todas as atividades do sistema da qualidade são requeridos os conhecimentos e uso do PDCA. Para que se possa planejar, executar, verificar e corrigir o que é feito em cada rotina ou atividade prevista. Portanto, qualquer atividade pode ser uma das etapas do ciclo de PDCA e, ao mesmo tempo devemos utilizá-lo para que funcione. A figura cinco mostra o PDCA como indicamos no texto.

O ciclo PDCA pode ser detalhado e executado como a seguir:

•  Etapa um - Planejar - (P) - é nesta etapa que se definem objetivos (onde se pretende chegar, é a meta, o novo padrão). Com isto, é possível descrever como deve ser a atividade / processos e quais os recursos serão necessários para executá-lo. Desta forma é possível elaborar um cronograma de atividades para execução da atividade / processo. A abrangência e qualidade deste planejamento dependem da disponibilidade de recursos e da proposta a ser feita.

•  Etapa dois - Executar - (D) - a execução é dividida em duas grandes ações. A primeira é Capacitar (educar e treinar) as pessoas que estão envolvidas com o processo ou mesmo com a atividade / problema em questão. Treinar é uma atividade que pode ser realizada no local de trabalho ou mesmo na sala de treinamento. A segunda ação é implantar efetivamente os processos e atividades planejadas.

•  Etapa três - Checar - (C) - aqui deve ser verificado, a partir de dados coletados sobre o processo e, comparadas com os objetivos e expectativas, qual é o resultado dos produtos e processos. A comparação sempre será feita com as políticas, objetivos e requisitos dos clientes.

•  Etapa quatro - Agir - (A) - nesta etapa, tudo o que houver de divergência detectada na etapa três - check, deverá ter uma análise do ponto de vista gerencial e, ações para a resolução devem ser estabelecidas ou, havendo resultados positivos, devem se estabelecer ações para melhorar ainda mais - melhoria contínua.

O MASP verificado à luz do PDCA demonstra como é o atendimento aos requisitos normativos. As etapas um a cinco representam o P - Plan; a etapa seis é o D - Do e parcialmente o C - Check; a etapa sete é o C - Check e o A - Act; a etapa oito finaliza o A - Act. A figura 7 demonstra a tabela com o que discutimos:

É significativo que o MASP ao atender os requisitos aplicáveis da norma também atenda ao princípio do PDCA. Para os gestores da qualidade indica que o Sistema de Gestão da Qualidade está adequado e proporciona satisfação aos clientes. O giro do PDCA na organização através dos processos aplicáveis referentes ao MASP levará a organização, ao longo do tempo, a trocar as atividades de solução de problemas pelas atividades de melhoria contínua que, aliás, é o grande objetivo a ser alcançado.

O que você deve fixar deste capítulo:

1. Os problemas podem ser classificados em causas especiais e causas comuns.

2. As causas comuns impactam o gerenciamento do processo.

3. A metodologia PDCA é planejar – executar – verificar – agir.

4. A implantação do sistema da qualidade requer a adoção do PDCA em cada etapa.

5. Alguns momentos vitais são importantes para o sistema da qualidade: 1) planejamento, 2) ações corretivas.

6. O PDCA também é adotado para a realização de melhoria contínua.

7. Cada processo deve ser analisado com base no PDCA.

8. As etapas do PDCA devem ser decompostas em passos que auxiliam a sua execução. Veja no texto.

9. As etapas do PDCA equivalem aos passos dos MASP.

10. O giro do PDCA irá levar a organização a crescer até trocar a solução de problemas pela melhoria contínua.

Um toque de qualidade:

1. O PDCA foi criado na década de 1930 pelo matemático W. Shewart como padrão e metodologia para os problemas gerenciais.

2. O PDCA também ficou conhecido como Ciclo de Deming.

3. Ao sistematizar um processo podemos padronizá-lo inicialmente com o SDCA.

4. Conceitos de empresas “serrote” e “escada”.

Desafio – como utilizar o conteúdo para atingir ao objetivo:

• Verifique problemas com a solução concluída na sua organização e avalie o grau de atendimento ao MASP e PDCA de forma a comprovar se atendem aos requisitos normativos. Para isto, indique nos registros em estudo quais etapas que se refere ao MASP e ao PDCA.