Meios para a documentação do problema
Por Sergio Canossa – sercan@sercan-consultoria.com.br

         
Objetivos:

• Como garantir que o problema está suficientemente registrado para ser analisado.

• Evidenciar a resolução do problema e criar condições para a melhoria contínua e atividades de lições aprendidas.

A documentação e evidenciação da análise e resolução de um problema devem ocorrer o tempo todo. É um ato contínuo da equipe envolvida na solução de problemas. Todas as atividades geradas, bem como atas de reunião devem ser anexadas à pasta do problema. O objetivo de tudo isto é comprovar o sucesso alcançado com as propostas implantadas e proporcionar benchmarking de lições aprendidas às futuras equipes.

O papel de secretário do grupo é realizar a atividade de documentação e evidenciação, preservando a memória do que foi realizado. Isto implica em acompanhar minuciosamente o que ocorre no grupo, registrar e arquivar todos os resultados obtidos.

As reclamações dos clientes, bem como as reclamações internas devem ser notificadas por meio de documentos do Sistema de Gestão da Qualidade. A etapa de contenção deverá ter um documento que garanta a informação ao cliente em cada lote a respeito do break point de fornecimento. Já a identificação da causa irá requerer o desenvolvimento de check-list com a finalidade de coletar dados para avaliar a hipótese definida pela equipe. Além disto, documentos do Sistema de Gestão da Qualidade podem ser utilizados como, por exemplo, um relatório dimensional. Na etapa de planejamento de soluções possíveis deverá ser utilizado um cronograma de atividades que permita o monitoramento da evolução das atividades. Também serão necessárias requisições de manutenção, desenho / croqui de dispositivos poka-yokes e check-list que serão utilizados para coletar dados a fim de verificar a eficácia da solução na etapa de implementação. Ao final de todo o processo de solução de problemas, na etapa da verificação da eficácia devem ser revistos os documentos de FMEA, fluxogramas, instruções de trabalho, entre outros.

Portanto há de se concluir que para coletar evidencias para fechar o relatório de MASP, teremos inúmeras possibilidades de documentos que contribuem para a comprovação do resultado. A recomendação é inseri-los na seqüência de execução da 8D / MASP, respeitando as etapas de realização. Uma dica é anotar no documento e destacar a relação com cada uma das etapas. Desta forma a documentação deverá ser rica em detalhes.

Acrescente-se a toda esta documentação as cópias das atividades realizadas através do uso de ferramentas da qualidade: brainstorming, diagrama de pareto, diagrama de causa e efeito, cinco porquês, etc...

A qualidade de todas estas informações é que determinará a conclusão sobre a eficácia da ação realizada - que, aliás, conterá dados coletados sobre o problema, seja através de inspeção ou outro meio. Uma documentação simples e em pouca quantidade também indica possível falha na condução da metodologia. E, o conhecimento adquirido na solução do problema será utilizado para benchmarks futuros.

Durante a análise de documentação é fundamental que haja certa rastreabilidade dos mesmos. Por exemplo, se uma atividade é planejada – como uma medição, por exemplo, será necessário encontrar os relatórios desta medição. Também devemos tomar muito cuidado com datas e responsáveis que devem ser rastreados com a documentação envolvida.

O que você deve fixar deste capítulo:

1. Documentação é gerada o tempo todo em todas as etapas;

2. O objetivo da documentação é comprovar o sucesso alcançado e benchmarking através de lições aprendidas;

3. Em várias etapas / atividades existirão documentos específicos para que sejam efetivas;

4. O fechamento / atualização de documentação pertinente como FMEA, instruções de trabalho são essenciais para o Sistema de Gestão da Qualidade;

5. A qualidade das informações é que determina a eficácia das ações.

Um toque de qualidade:

1. O papel do secretário é organizar esta documentação e preservar a memória do que foi realizado;

2. Pouca documentação ou simples indica falha na condução do problema;

3. O rastreamento de documentos e datas é fundamental para o Sistema de Gestão da Qualidade.

 Desafio – como utilizar o conteúdo para atingir ao objetivo:

 • Selecione na sua organização, algumas 8D’s / MASP’s concluídas e analise a qualidade das informações, bem como a existência de documentos relevantes. Verifique também a rastreabilidade da documentação.